La transformación digital es un desafío que muchas empresas enfrentan para mantenerse competitivas en un mercado en constante cambio. Coin, el conocido gran almacén italiano con más de 100 puntos de venta, usa aplicaciones AppSheet para digitalizar y optimizar sus procesos internos logrando ahorros significativos en tiempo y costos.

“Fuimos adoptando poco a poco AppSheet , digitalizando y optimizando procesos que eran engorrosos y complejos”, explica Claudio Modanese, CIO de Coin. “La primera app que usamos fue para gestionar el aprovisionamiento en las nuevas tiendas. Necesitábamos una herramienta interna para ingresar y gestionar las solicitudes de nuevas aperturas de forma estructurada y segura. El proceso anterior era manual y no estructurado, basado en el bombardeo de correos electrónicos: había que escribir a todos y encontrar al destinatario correcto de forma aleatoria. Esta modalidad producía mucha confusión y dificultaba el manejo de los resultados. Ahora, AppSheet permite definir los diferentes proveedores, sus suministros y solicitar servicios de forma oportuna, estructurada y gestionada. Gracias a esta app, hemos supervisado alrededor de cincuenta iniciativas, entre nuevas aperturas y actualizaciones del sistema”.

Adiós al uso de formatos de papel

Actualmente Coin cuenta con más de una decena de aplicaciones AppSheet adoptadas en diversos ámbitos de actividad, entre ellas el sistema de tickets para proveedores de mantenimiento, las actividades de Coin Card con diferentes niveles de aprobación, la asignación de tarjetas SIM y el flujo de aprobación interno, que además de eliminar el papel, ha ayudado a evitar tareas repetitivas y agilizar el trabajo de los gestores.

“Cada vez que necesitamos automatizar y digitalizar un proceso, recurrimos a AppSheet, una solución que también utilizamos para supervisar nuestro stock en locales de terceros. Puedo asegurar que si no usáramos aplicaciones, el tiempo de producción sería 20 veces más largo que el requerido hoy. El equipo interno conoce cada paso y necesidad y, sobre todo, la plataforma AppSheet es muy intuitiva y rápida, lo que optimiza la relación persona-tiempo y reduce los tiempos de producción. Creo que la optimización del tiempo es uno de los factores clave para el éxito”.

Y si de beneficios y características se trata, "La simplicidad de AppSheet es lo que marca la diferencia. Este es mi consejo para otras organizaciones: ¡pruébenla!. Identifiquen un caso de uso adecuado y digitalícenlo con AppSheet, además del ahorro de tiempo, también obtendrán un ahorro en costos”.

Desde centros de datos físicos en cada tienda hasta datos centralizados

Coin ha estado a la vanguardia de los procesos de digitalización en Italia, pero el tiempo pasa y las tecnologías evolucionan. “Paradójicamente, hoy Coin paga el precio de ser ‘uno de los primeros’, ya que los sistemas implementados de manera óptima en el pasado siguen siendo la base de nuestros procesos”. El acceso rápido a los datos sin límites en términos de espacio y tiempo requiere pasos adicionales: “El desafío, para nosotros, es llevar a nuestra empresa a una gestión de datos moderna, aprovechando las tecnologías proporcionadas por Google Cloud. Nuestros datos estarán disponibles en un sistema de nube integrado que se puede implementar con diferentes soluciones, con una gobernanza completa de los sistemas de manera rápida y segura”. 

Hasta ahora, en Coin se utilizaban servidores físicos en tiendas y centros de datos. "Con la transición a un sistema moderno en la nube, hemos optimizado la infraestructura de las tiendas. Ahora es posible obtener una visión general en tiempo real de los datos de ventas de nuestras tiendas y establecer algunos aspectos omnicanal". Hasta la fecha, se utiliza Google Cloud para gestionar toda la red de ventas y la implementación en todas las áreas. "Con la finalización del proyecto, estimamos un ahorro del 40% en los costes operativos de TI. Esto se debe a la adaptabilidad de los recursos en la nube y a la posibilidad de pagarlos en función del uso real".

Los resultados que Coin ha obtenido con estos cambios se resumen en:

• De 25,000 a 50,000 euros de ahorro por app

• Hasta un 40% de ahorro al final del proceso de digitalización

• Optimización del tiempo del cliente

• Tiempos de producción reducidos

Hacia un futuro sostenible y conectado

Coin no solo se ha enfocado en la eficiencia operativa, sino también en la sostenibilidad. Con la transición a Google Cloud, la empresa ha centralizado sus datos, eliminando servidores físicos obsoletos y reducido significativamente su consumo energético. Además, planea integrar inteligencia artificial en áreas como comercio electrónico y análisis de datos en tiempo real mediante BigQuery.

La experiencia de Coin con AppSheet y Google Cloud demuestra que cualquier empresa puede digitalizar y optimizar sus procesos internos mediante soluciones personalizadas y sostenibles. Coin no solo ha optimizado su negocio, sino que también ha establecido un estándar de innovación que otras empresas pueden seguir.