Lenner Amaya es ingeniero industrial de la Universidad Nacional de Trujillo con un MBA en la Universidad del Pacífico y ESADE, actualmente ocupa el cargo de Gerente de Operaciones en Port Logistics, donde lleva más de 15 años trabajando. Port Logistics es un operador logístico integral y freight manager con más de 20 años en el mercado, especializados en la logística de exportación de harina de pescado, productos agroindustriales y carga general, ofreciendo servicios de la más alta calidad.

El desafío: Lograr orden, trazabilidad e información en las operaciones logísticas

El principal desafío que Lenner enfrentó en Port Logistics fue lograr orden, trazabilidad e información en las operaciones logísticas de sus clientes. Como Gerente de Operaciones y en busca de una mejora continua, Lenner se reunió con los principales clientes de la organización y descubrió que éstos demandaban más orden en sus operaciones, mayor trazabilidad y mayor información. “No querían un proveedor, sino más bien un socio estratégico que les ayude a despreocuparse de la labor logística, querían que nosotros, como operadores logísticos, les facilitáramos ese trabajo. Querían trazabilidad, visibilidad, querían información.”, señala Lenner. 

“El desarrollo de una operación logística contempla atención al cliente, segmentación de datos, herramientas que brinden a los clientes precisión e información en tiempo real. La logística cada día se hace más compleja debido a las diferentes variables que se pueden incluir en un servicio. Sin embargo, para nosotros seguía siendo costumbre llevar una hoja de cálculo, la cual podía ser manipulada, llevada de mano en mano, corriendo el riesgo de perder información. Incluso nos acostumbramos mucho a llevar información y hacer reportes de trabajo a través de WhatsApp, lo cual volvía la información más tediosa, lenta y resultaba ser de poca utilidad para el cliente”, indica.

La solución: Digitalización con aplicaciones AppSheet

Para enfrentar estos desafíos, Lenner junto con SmartD, desarrollaron la aplicación Trazabilidad Operaciones Dry, la cual les ha brindado múltiples beneficios, entre los más importantes: Trazabilidad. Esta aplicación le permite no solo a su equipo, sino también a sus clientes, saber el estado actual y en tiempo real de sus diferentes embarques. “No fue fácil llevar una realidad compleja como la nuestra a una aplicación, nuestras operaciones no son lineales, sino que tienen un abanico de opciones. Supimos que lo que necesitábamos ya no era un Excel, ya no era una herramienta de escritorio, sino una herramienta en vivo que nos ayudase a levantar datos sin esperar ir al escritorio o necesitar formatos físicos, sino más bien poder capturar aquella data en tiempo real y tener información de manera constante, ya que antes de tener la aplicación no se podía contemplar la trazabilidad de los procesos.”, comenta Lenner.

Características de AppSheet que marcaron la diferencia

Lenner resalta como característica principal de AppSheet la versatilidad. “El manejo de los cambios y la adaptación de la herramienta a nuestros procesos ha sido clave, ya que al ser un proceso logístico siempre hay personas estibando, camiones moviéndose y convoys formándose, consolidando carga e incluso generando la misma información en tiempo real. Entonces, de alguna manera, AppSheet ha podido encajar en nuestra necesidad y transmitirla también hacia el cliente”, señala Lenner.

Otra característica importante es la facilidad de uso. “Los usuarios se adaptaron rápidamente a la herramienta, ya que no había complejidad. Concentrar los documentos, subir fotos y de alguna forma tomar evidencia junto con la variabilidad y facilidad de uso son las características más valiosas de la aplicación”, concluye.

Cambio cultural

Para lograr la rápida adaptación de su equipo a la aplicación, Lenner nos comenta que, como en cualquier proyecto, es importante buscar un compromiso. “Lo que hicimos en primer lugar fue comunicar claramente lo que era AppSheet, así como también lo que íbamos a lograr con la herramienta. Con esto buscábamos que no lo vieran como si se les estuviera dando más tareas, sino que lo vieran de manera estratégica: destacando los beneficios, lo que nos daría un mayor nivel de eficiencia, de seguridad y si había que detallar algún pro/contra, también comunicarlo. Era importante llevar un compromiso de valor.”

“En segundo lugar, se implementó un plan de formación constante con el fin de brindar un apoyo proactivo para indicar cómo es que se iba a llevar a cabo el sistema, resolver consultas y poder garantizar que el proceso esté marchando de manera correcta, ya que no se trataba sólo de decir: ‘este va a ser tu usuario’, ‘este es el portal’, ‘ingresa’.”

“Y por último, era importante el liderazgo que debíamos mostrar como equipo. AppSheet nos permitió llevar información en tiempo real desde las plantas (no desde el escritorio), nosotros tenemos 7 procesos en campo y en cada proceso pusimos un líder de manera que sepa cómo se iba a adoptar la herramienta y así, predicar con el ejemplo y buscar motivar al resto del equipo. Tener claro el compromiso, la formación y el liderazgo fue importante para la adopción de la herramienta. No fue una cuestión ‘tecnológica o de moda’, sino un énfasis cultural de gestión del campo y colaboración, sobre todo para que el equipo entienda que iban a dejar ciertos hábitos y costumbres como el Excel, la hoja de trabajo, el formato”, comenta Lenner.

Resultados y proyectos futuros

El uso de la aplicación Trazabilidad Operaciones Dry ha permitido que los clientes de Port Logistics tengan la información que necesitan en un plazo no mayor a 2 horas, lo que antes tomaba de 48 a 72 horas. “En sí, el tiempo que más tarda es 2 horas, porque la aplicación tiene la capacidad de entregar la información que el cliente necesita, al segundo. Pero en caso desee una información más trabajada, más elaborada, la podrían tener en 2 horas, lo cual es muy valioso porque no estamos hablando de operaciones lineales, sino de operaciones con abanicos de suboperaciones y subprocesos.”

“Por otro lado, debido a la cantidad de información que manejamos, construir informes operacionales nos tomaba de 2 a 3 semanas, pero gracias a la aplicación, hoy en día lo hacemos en 48 horas. La reducción de tiempo para encontrar la información y tener los KPIs, ha sido un gran valor agregado. Con esto podemos decir que AppSheet nos ayuda en un 90% con la construcción de informes”, indica Lenner.

En cuanto al futuro, Port Logistics continúa apostando por la innovación para mantenerse a la vanguardia en la industria logística. Entre sus objetivos futuros destacan la integración de AppSheet con su ERP, lo que permitirá una mayor automatización y conexión entre sistemas clave. Asimismo, planean potenciar el análisis de datos y KPIs mediante herramientas como Power BI, con el fin de proporcionar informes operativos más detallados y accesibles, incluso directamente a los clientes. Además, la empresa quiere personalizar aún más sus soluciones, adaptándolas a las necesidades específicas de cada cliente e industria, consolidando su posición como un socio estratégico que entrega valor a través de la tecnología y la eficiencia operativa.

El caso de Port Logistics es un ejemplo claro de cómo la digitalización puede revolucionar la industria logística. Gracias al liderazgo de Lenner Amaya y al uso de AppSheet, la empresa no solo ha mejorado sus operaciones, sino también la excelencia en el servicio al cliente. Esta historia refleja el poder de la tecnología cuando se combina con liderazgo y un equipo comprometido.