La rendición de gastos tradicional es un proceso laborioso que a menudo provoca pérdidas de tiempo y frustración en los trabajadores. 

A continuación, veamos algunos de los problemas que pueden surgir al usar sistemas tradicionales de seguimiento de gastos en papel y lápiz o en hojas de cálculo; y cómo superarlos.

Desafíos en la gestión de rendiciones de gastos tradicionales

1. Tiempos de procesamiento lentos

Las rendiciones de gastos en papel y en hojas de cálculo requieren de tiempo para poder completarse ya que deben crearse manualmente, enviarse, procesarse, aprobarse y archivarse. En algunos casos, el proceso de generar estos informes puede demorar semanas o incluso meses, provocando retrasos en los pagos, ralentizando los procesos de trabajo y frustrando a los trabajadores.

2. Transacciones no autorizadas

Los trabajadores suelen presentar rendiciones de gastos, con algunos gastos sin sustento, lo que abre la posibilidad a fraudes, errores y abusos, al mismo tiempo que retrasan las auditorías financieras. Además, las empresas tienden a ser menos estrictas con las rendiciones de gastos cuando no existen políticas o mecanismos formales para procesar los pagos de los trabajadores.

3. Seguridad

Las rendiciones de gastos manuales son procesos inseguros y pueden dejar transacciones sensibles, como viajes o gestiones de compra estratégicas, accesibles a los trabajadores que no deberían ver esta información. Es por eso que las empresas deben evitar la gestión de rendiciones de gastos sin los controles de acceso adecuados.

Beneficios del uso de aplicaciones para gestionar los rendiciones de gastos

Después de revisar los desafíos que se presentan en el desarrollo manual de rendiciones de gastos, les comentamos una posible solución y es el uso de aplicaciones móviles en este proceso. Veamos algunos de los beneficios.

1. ¡Adiós al papel!

El papel consume muchos recursos y afecta al medio ambiente. Los formatos de gastos en papel deben transcribirse, procesarse y archivarse. El papel también debe ser comprado y almacenado con regularidad. 

Por el contrario, las aplicaciones son menos costosas, proporcionan datos más precisos y son una opción de registro de datos más sostenible. 

​2. Alertas automáticas

El papel y los correos electrónicos pueden permanecer estancados en las bandejas de entradas durante semanas. Sin embargo, con las aplicaciones es posible enviar informes digitales junto a alertas al celular, lo que garantiza que los administradores reciban alertas y respondan rápidamente con aprobaciones. Este sistema reduce los retrasos en los pagos y al mismo tiempo aumenta la productividad y acelera la respuesta ante incidentes.

3. Pronósticos avanzados

Las aplicaciones también pueden proporcionar funciones avanzadas en la gestión de informes, lo que permite realizar un seguimiento de los patrones de gastos de los trabajadores o departamentos diarios, semanales, mensuales o anuales. 

Una empresa puede realizar un seguimiento de las rendiciones de gastos anuales a lo largo del tiempo y usar esta información para tomar mejores decisiones sobre el presupuesto del próximo año.

Ya no existen obstáculos

Para la mayoría de empresas, la presentación de rendiciones de gastos es un proceso laborioso e ineficiente.

Ahora, con las aplicaciones de rendiciones de gastos el proceso se convierte en un activo estratégico, lo que ayuda a reducir el desperdicio y el riesgo, al mismo tiempo que mejora la eficiencia del back office. Y tú, ¿Ya cuentas con aplicaciones para generar rendiciones de gastos?

Adaptado del blog de AppSheet